别让Email偷走你的时间

2012-11-22 09:00 点击量:1459 来源：未知

  2012年7月，麦肯锡全球研究所(McKinsey Global Institute)公布的“社交经济”报告中指出，普通知识型员工28%的上班时间都在处理电子邮件。如果你每周工作50个小时，则代表有14个小时花在了处理邮件上。麦肯锡的报告显示，通过充分利用社交协作平台，员工可以将处理电子邮件的效率提高25% - 30%，进而节省约7% - 8.5%的时间用于其他工作。但如果你所在的公司不打算在这类平台上花钱，本文将为提供一些可操作的方法，让你不至于在电子邮件上面花费那么多时间：

1. 取消邮件订阅。
电子邮件管理服务提供商Baydin分析了500万封电子邮件后发现，普通电子邮件用户平均每天收到147条信息，其中会删除71条(48%)。每删除一条平均需要3.2秒。听起来并不算多，也就是每天4分钟而已，但如果你每周工作时间删除350封邮件，则需要花费20分钟，全年累加起来超过16个小时。
或许，我们可以换个角度来看：据“美国人时间使用情况调查”(American Time Use Survey)显示，孩子不满六岁的已婚在职父亲每天给孩子读书的时间平均仅有2.4分钟，还不到普通电子邮件用户用于删除电子邮件的时间。要想摆脱收件箱带给你的麻烦，就得取消你不会阅读的列表，停止订阅任何商业信息。
2. 停止使用文件夹。
卡耐基梅隆大学(Carnegie Mellon University)的一篇论文指出，32%的电子邮件用户同意一种说法：“只要读完的信息，我就会立即把它归类到文件夹中。”归类似乎很有效率，但 Baydin公司CEO亚历克斯•摩尔认为，未来需要再次查找邮件时，你会发现，根据不同项目或联系人创建文件夹是效率最低的一种方式，即便是凭借自己对收件时间的模糊记忆，在收件箱中滚动查找的效率，也比之高出不少。如果你想清空收件箱，可以创建一个“归档”文件夹，但如果需要查找信息，则可以使用邮箱的搜索功能。
3. 在正确的时间发送电子邮件。
根据Baydin的分析，普通电子邮件用户每天会写40条信息，但如果没人读这些信息，它们就没有任何作用。比如，摩尔发现，早上六点钟发送的信息与之后任何时间发送的信息相比，被打开的几率更高。另外，午饭后也是阅读信息的一个小**期。他说：“如果你想请求某人做某事，在对方血糖升高之后，你便越有可能实现自己的目的。”
4. 不要过于频繁查看电子邮件。
《18分钟法则：心无旁骛，做正确的事》( 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done)一书的作者彼得•布雷格曼认为，仅仅经过一代人，处理电子邮件的时间便从零增长到占个人时间的28%，其中是有原因的。他说：“因为电子邮件造成一种有效工作的假象，所以特别容易让人分心。”比如，你本应该专心做提案，但你不想这么做。于是，你跑去查看自己的收件箱。他说：“如果看电视不被惩罚，你或许也会去看电视，而不是写提案。可是你看不了电视，于是你就跑去查看电子邮件了。”
有更好的解决方法吗?有，那就是分批处理法。布雷格曼每天查看三次电子邮件，并且发现这种方式可以每周节省多个小时。他说：“从没人抱怨没有及时收到回信。”如果每天查看三次不适合，可以尝试每一个小时查看一次，集中精力工作40分钟，然后用20分钟处理收件箱。如此一来，你会发现自己的工作效率将会大大提高。